Automatisation des processus : optimisez la gestion de vos documents
Face à des charges administratives toujours plus lourdes et à des attentes croissantes en matière de réactivité, l'automatisation des processus s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises modernes.
En automatisant certaines tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, vous libérez du temps pour vos équipes, réduisez les erreurs et améliorez la qualité globale de vos services. Chez Digitec Solution, nous vous proposons des solutions intelligentes qui permettent d’optimiser les processus liés à l’impression, à la numérisation et à la gestion documentaire, réduisant ainsi les pertes de temps et les risques d’erreur.
Des flux documentaires plus efficaces et plus rapides
Aujourd’hui, un document imprimé ou scanné ne doit plus être une simple feuille que l’on déplace d’un bureau à l’autre. Grâce à nos solutions, il devient un élément structuré, indexé et exploitable, prêt à être utilisé sans intervention manuelle superflue.
Lorsqu’un document est scanné, notre système peut l’identifier automatiquement, extraire les informations importantes et les classer selon des règles prédéfinies. Plus besoin de renommer des fichiers ou de trier manuellement des dossiers : tout est fait automatiquement, en quelques secondes.
Un devis scanné peut être envoyé directement au bon service, une facture peut être archivée avec son numéro correspondant, et un document signé peut être intégré dans un workflow de validation sans intervention humaine. Ces automatisations permettent une circulation fluide des informations, garantissant rapidité et fiabilité.
L’impression intelligente : un gain de temps et de contrôle
L’automatisation ne concerne pas uniquement la numérisation : l’impression peut également être optimisée pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité. Grâce à des fonctionnalités avancées, nos solutions permettent de :
- Gérer les impressions en fonction des droits d’accès : certains utilisateurs peuvent imprimer en couleur, d’autres uniquement en noir et blanc.
- Envoyer automatiquement des impressions groupées pour éviter les impressions inutiles ou les erreurs de duplicata.
- Déclencher des impressions à la demande, sécurisées par une authentification, afin d’éviter les documents oubliés sur l’imprimante.
Ces optimisations permettent de réduire les volumes d’impression et les coûts associés, tout en garantissant une meilleure gestion des documents en entreprise.
Une intégration fluide dans votre environnement de travail
Nos solutions d’automatisation s’intègrent directement dans vos outils de gestion existants, que ce soit un ERP, un CRM ou un logiciel métier. Vous bénéficiez ainsi d’une gestion documentaire connectée et fluide, sans rupture entre le papier et le numérique.
Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), chaque document scanné devient recherchable et modifiable, facilitant son exploitation sans ressaisie. En quelques clics, un formulaire papier peut être transformé en document numérique prêt à être traité dans votre système interne.
Un accompagnement sur mesure pour une transition réussie
Chaque entreprise fonctionne avec des processus qui lui sont propres. C’est pourquoi nous analysons votre mode de fonctionnement actuel, identifions les points d’amélioration et mettons en place des solutions adaptées. Nous assurons également la formation de vos équipes, pour une adoption fluide et intuitive des nouveaux outils.
Avec l’automatisation des processus d’impression et de numérisation, vous gagnez en efficacité, en sécurité et en simplicité.